Secara umum, kata ‘perencanaan’ dapat kita bagi menjadi dua, yaitu perencanaan sesungguhnya dan proses manajemen. Keduanya memiliki beberapa perbedaan seperti di bawah ini.
Perencanaan meliputi proses penyelesaian masalah dengan jangka waktu yang panjang dan terfokus pada antisipasi dan pencegahan dini.
Manajemen adalah proses penyelesaian masalah dengan jangka waktu pendek, dan terfokus pada penyelesaian masalah sehari-hari dalam suatu kota.
Proses Perencanaan Komprehensif
Dalam merencanakan suatu wilayah perkotaan, kita perlu melakukan pendekatan komprehensif sehingga dapat secara efektif mengatasi semua masalah yang mungkin timbul.
Salah satu metodenya adalah dengan melaksanakan POAC, yaitu planning, organizing, action, dan controlling.
POAC sendiri memiliki banyak tahap, namun dapat disimplifikasi menjadi 11 tahap seperti gambar diatas, tahap tahap tersebut adalah
Problem/Opportunity identification
Pada tahap ini, dilakukan pemetaan masalah-masalah apa saja yang berada dalam areal perencanaan. Selain itu, dilakukan pula identifikasi peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan oleh pengembang dan perencana.
Pengambilan data pada tahap ini sangat intens dan bertujuan untuk menentukan secara pasti karakteristik fisik maupun sosial lokasi tersebut.
Goal Establishment
Setelah menentukan permasalahan yang ada pada kota/areal tersebut, dan juga menemukan peluang-peluang yang mungkin dieksploitasi.
Para perencana serta pemangku kepentingan (stakeholder) akan mulai merumuskan rencana pembangunan/kebijakan untuk obyek perencanaan tersebut (mulai sekarang kota/areal akan disebut obyek perencanaan).
Langkah ini melingkupi penetapan tujuan, sasaran, dan keluaran yang diharapkan dari proses pembangunan.
Regional level inventory and analysis
Inventarisasi dan analisa tingkat regional ini bertujuan untuk menentukan kondisi wilayah tersebut dengan pendekatan regional.
Aspek aspek yang ditinjau antara lain adalah jalur transportasi, sarana-prasarana pendukung pada tingkat regional, kondisi topografi, aliran air dan sungai, serta potensi hubungan dengan kota-kota lain di daerah itu.
Tahap ini juga meninjau keberadaan sumber daya alam yang mungkin ada pada lokasi tersebut. Jika ada, maka dapat dieksploitasi dengan bijaksana selama masih berada dalam koridor tujuan perencanaan program.
Local level inventory and analysis
Tahapan ini sama dengan no.3, namun lebih mendetail karena cakupannya kecil, yaitu area sekitar obyek perencanaan
Detailed studies
Pada tingkatan ini, setelah menimbang hasil analisis level lokal dan regional, rencana kasar yang telah dicetuskan dalam tahap goals establishment dilengkapi dan diperinci.
Tahap ini juga berjalan parallel dengan pengambilan informasi lagi yang bertujuan untuk melengkapi katalog informasi yang sudah ada, dan memperbanyak bahan kajian. Harapannya adalah kajian dampak dan potensial dapat dilakukan secara lebih mendalam.
Planning concepts
Tahap ini melingkupi proses distilasi dari tujuan-tujuan yang diharapkan menjadi sebuah konsep konkrit.
Data-data yang sudah dikumpulkan, hasil diskusi dengan para stakeholder, dan hasil inventaris tingkat regional serta lokal diolah untuk menghasilkan daftar kasar dari rencana-rencana yang mungkin dilakukan untuk obyek perencanaan tersebut.
Draft plan
Daftar kasar rencana-rencana dan prosedur yang mungkin untuk dilakukan akan disaring dan didiskusikan dengan para ahli serta beberapa stakeholder penting. Pihak yang dianggap penting umumnya adalah para pengembang, pemerintah lokal, dan mungkin juga tetua daerah.
Hasil diskusi tersebut akan dituangkan dalam draft rencana kerja yang nantinya akan disosialisasikan kepada masyarakat dan stakeholder. Sosialisasi ini juga menyasar secara khusus lapisan masyarakat yang terdampak oleh pengembangan pada obyek perencanaan.
Education and citizen involvement
Setelah ada draft rencana pengembangan, maka rencana tersebut perlu disosialisasikan kepada masyarakat luas. Sosialisasi ini selain untuk memberikan legitimasi pada proyek pengembangan, juga dapat menjadi sesi pengambilan informasi yang cukup informatif.
Ketika dilakukan sosialisasi kepada masyarakat, para perencana dapat menilai tanggapan mereka. Ketika mereka menanggapi secara negatif, maka pastinya terdapat sesuatu yang menurut mereka merugikan, atau tidak seharusnya berada dalam rencana pengembangan tersebut
Ketika mereka menanggapi secara senang dan bahagia, maka perencana pun tahu bahwa masyarakat sudah memberikan persetujuannya kepada rencana pengembangan tersebut.
Masyarakat juga kerap vocal dan sering menyuarakan pendapatnya mengenai proyek pengembangan yang terjadi.
Para perencana dan pengembang dapat memanfaatkan ini untuk menggali lebih dalam kelemahan rencana mereka, dan memperbaikinya sebelum mempresentasikan rencana final.
Final plan
Saran dan tanggapan masyarakat yang didapat dari tahap sebelumnya diaplikasikan dan diteliti secara detail.
Apakah sebenarnya keluh kesah mereka valid, apakah hal tersebut dapat dimitigasi atau bahkan dihilangkan tanpa mengubah rancangan umum rencana, bagaimana cara mengubah rancangan agar sesuai dengan kehendak masyarakat.
Hal-hal diatas adalah contoh dari segelintir pemikiran para perencana yang harus menyesuaikan rencana pengembangan dengan kemauan masyarakat sekitar.
Tahap ini dan tahap sebelumnya sangat krusial dalam menghindari fenomena gagal perencanaan yang dapat merugikan salah satu stakeholder.
Plan implementation
Pada tahap ini, rencana matang sudah terbentuk dan siap untuk dilaksanakan.
Idealnya, rencana tersebut diimplementasikan dengan kerjasama penuh seluruh stakeholder, hal ini harus dilakukan untuk menghindari ketidakpuasan dan tindakan reaksioner yang dapat menghambat pertumbuhan.
Demonstrasi merupakan salah satu contoh konkrit dari kesalahan dalam mengimplementasikan planning process ini. Demo terjadi ketika ternyata rencana yang dilaksanakan dirasa tidak tepat guna dan malah merugikan oleh warga setempat.
Ketika hal ini terjadi terdapat dua kemungkinan kuat, yang pertama adalah bahwa masyarakat memang benar, proyek tersebut tidak membawa manfaat, yang kedua adalah masyarakat salah, proyek tersebut dapat mendatangkan banyak manfaat, hanya saja mereka tidak tahu.
Pada kasus pertama, kesalahan pengembang terdapat pada seluruh proses perencanaan, jika sampai kondisi ini terjadi, berarti tahap satu tidak dilaksanakan, yaitu problem evaluation.
Para perencana langsung loncat ke tahap dua yaitu goal formulation, dan memaksakan goal tersebut kepada warga lokal.
Pada kondisi kedua, kesalahan pengembang terdapat di poin ke delapan, mereka tidak cukup piawai dalam menjabarkan alasan-alasan harus dilaksanakannya proyek tersebut, mereka juga tidak dapat mengambil hati dan meyakinkan warga bahwa proyek tersebut perlu dilakukan.
Ketika warga tidak mengerti pentingnya proyek tersebut, dan justru merasa dirugikan, maka akan sangat sulit untuk menjalankan proyek tanpa mengundang amarah masyarakat.
Oleh karena itu, sebelum dilaksanakan tahap eksekusi ini, perlu diperhatikan terlebih dahulu, apakah tahap 1-9 sudah dilaksanakan dengan baik atau belum.
Administration and ongoing evaluation
Pada tahap ini, proyek yang telah dieksekusi tersebut diawasi dan dievaluasi keberjalanannya.
Prinsip-prinsip manajemen yang baik perlu diterapkan pada tahap ini, karena dari evaluasi-evaluasi dan pengamatan langsung mengenai dampak proyek terhadap lingkungan dan masyarakat sekitar, perencana dan pemerintah dapat belajar banyak untuk proyek-proyek kedepannya.
Selain itu, jika ternyata keluaran (output) proyek tidak sesuai dengan yang diharapkan, tahap ini juga berguna untuk melihat dan menganalisa bagian-bagian apa yang berbeda dari perkiraan, dan merumuskan cara untuk menyelesaikannya.
Setelah tahap ini, proses perencanaan berlanjut kembali ke tahap satu yaitu problem and opportunity identification.
Dari penjabaran 11 tahap diatas, planning meliputi tahap 1-7, organizing sudah mulai terlihat di tahap 6-9, tahap 10 berkorelasi dengan action, dan tahap 11 adalah tahap dimana para perencana melakukan controlling.
Proses perencanaan digambarkan sirkuler dan tidak pernah selesai karena ia selalu berjalan, proses perencanaan tidak akan pernah berhenti hingga semua masalah sudah dapat ditanggulangi, karena hal tersebut mustahil, maka proses perencanaan akan terus berlangsung.